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title: "经销商如何建立系统的应收账款管理制度（内附3000字案例详解）"
description: "对于经销商来说,应收账款是公司流动资产的重要组成部分,如何建立系统的应收账款管理流程,也成为经销商普遍关心的话题。 为此,湖北武汉盛元商贸有限公司总经理陈磊(化名)分享了本公司的应收账款管理制度。陈磊表示:“建立应收账款管理制度,可以保证公司最大限度地利用客户信用拓展市场,这既利于产品的销售,又能把坏账损失的代价降到最低,并尽可能缩短应收账款的资金占用时间……"
author: "张宇"
publisher: "新经销"
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telephone: "+8615854817671"
published: "2016-01-29"
language: "zh-CN"
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# 经销商如何建立系统的应收账款管理制度（内附3000字案例详解）

> 对于经销商来说,应收账款是公司流动资产的重要组成部分,如何建立系统的应收账款管理流程,也成为经销商普遍关心的话题。 为此,湖北武汉盛元商贸有限公司总经理陈磊(化名)分享了本公司的应收账款管理制度。陈磊表示:“建立应收账款管理制度,可以保证公司最大限度地利用客户信用拓展市场,这既利于产品的销售,又能把坏账损失的代价降到最低,并尽可能缩短应收账款的资金占用时间……

对于经销商来说,应收账款是公司流动资产的重要组成部分,如何建立系统的应收账款管理流程,也成为经销商普遍关心的话题。
为此,湖北武汉盛元商贸有限公司总经理陈磊(化名)分享了本公司的应收账款管理制度。陈磊表示:“建立应收账款管理制度,可以保证公司最大限度地利用客户信用拓展市场,这既利于产品的销售,又能把坏账损失的代价降到最低,并尽可能缩短应收账款的资金占用时间,加快资金的周转效率,从而保证公司的资金安全,防范经营风险的出现。”
**建立客户档案与信用评估机制**
陈磊介绍,盛元公司的应收账款管理主要涉及财务部门和业务部门,财务部门负责数据传递和信息反馈,业务部门负责客户的联系和款项催收,财务部门与业务部门共同负责客户信用额度的确定。
客户资料的收集是应收账款管理的起点,在此基础上才能建立准确的客户信息档案。为此,盛元公司出台了三项具体规定:
第一,凡是交易次数在两次以上、且单次交易额达到5000元以上的客户均为资料收集的范围,由该区域的业务员具体负责,并于第二次交易后的一个月内完成。
第二,客户资料收集后交由业务经理汇总建档。客户信息档案包括客户基础资料、客户特征、业务状况、交易现状等内容,档案一式两份,由业务经理复核签字后,一份保存在公司总经理办公室,一份保存在公司的业务部,业务经理为该档案的最终负责人,并定期予以更新或补充。
第三,客户信息档案作为公司的重要文件,所有经营人员须妥善保管,如有个别岗位人员调动或离职,该档案作为工作交接的主要部分,凡档案交接不清的,不予办理离岗、离职手续。
陈磊告诉记者,客户信息档案的建立,便于公司对客户的资信状况、销售能力等情况进行调查和分析,进而确定每个客户可以享有的信用额度和信用期限,同时建立《信用额度、期限表》,由业务部门和财务部门各备存一份。客户的信用额度和信用期限每个季度进行一次复核,根据反馈的有关客户的经营状况、付款等情况随时予以跟踪调整。
有了《信用额度、期限表》,盛元公司的各个部门在处理赊销业务时才有据可循:
首先,凡是初次赊销的新客户,信用额度和信用期限通常定为正常标准的50%,如新客户确实资信状况良好,须提高信用额度或延长信用期限的,必须经财务部与销售部形成一致意见,报请总经理批准后方可执行。
其次,在市场开拓和产品销售中,凡利用信用额度赊销的,必须由经办业务员先填写赊销《请批单》,由业务经理严格按照每个客户预先评定的信用限额内签批后,仓库管理部门方可评单办理发货手续。
最后,财务部负责应收账款的会计每十天对照《信用额度、期限表》核对一次债权性应收账款的回款和结算情况,严格监督每笔账款的回收和结算。超过信用期限10天仍未回款的,应及时通知主管财务的部门经理,由其汇总并及时通知业务部门立即联系客户清收。
陈磊说:“客户信用评估机制的建立,提高了公司业务部门的工作效率,同时大大降低了呆账、坏账出现的几率。更重要的是,它增进了公司与客户彼此间的信任,合作起来变得更加融洽。”
**从账龄控制入手,提高回款效率**
在每个月的第五天,盛元公司的财务部门都会提交一份当月尚未回款客户的《应收账款账龄明细表》,业务部门则严格对照《信用额度、期限表》与《应收账款账龄明细表》及时核对、跟踪赊账客户的回款情况,与未按期回款的客户及时联络,并将反馈信息上报给业务经理和主管市场的副总经理,核对无误后,报经总经理批准进行账款回收工作。
陈磊表示,清收账款的第一责任人是与客户直接对接的业务员,业务员在与客户签订合同或协议书时,应按照《信用额度、期限表》中对应客户的信用额度和信用期限约定单次的销售金额和结算期限,并在期限内负责相关账款的催收和联络。如果超过信用期限仍未回款,除特殊情况下客户能提供可靠的资金担保外,一律停止发货和赊销,并按以下规定进行处理:
超过1天-10天时,由经办人上报业务经理、并电话催款;
超过11天-60天时,由业务经理上报副总经理,派人上门催收,并扣除经办人该票金额的20%计奖成绩;
超过61天-90天时,并经催款无效的,由业务主管报总经理批准后做个案处理(如提请公司法人顾问考虑通过法院起诉等催收方式),并扣除经办人该票金额的50%计奖成绩;
......
应收账款的账龄越长,意味着清收的难度越大,因此必须及时解决清收账款过程中遇到的问题。为此,盛元公司做出了如下规定:
一、业务部门应全盘掌握公司全体客户的信用状况及来往情况,对于所有的逾期应收账款,应由经办业务员将未收款的理由详细陈述于《应收账款账龄明细表》的备注栏上,以供公司参考;对大额的逾期应收账款应特别书面说明,并提出清收建议,否则此类账款将来因故无法回收形成呆账时,业务员应按照一定比例赔偿公司的损失。
二、清收账款由业务部门统一安排路线和客户,并确定返回时间,业务员在外清收账款,每到一个客户无论是否清收完毕,必须及时向业务经理电话汇报工作进度,严禁任何人借机游玩。
三、收款时,如果客户现场反映价格、交货期限、质量、运输等问题,在业务权限内时可立即同意,若在权限外时,业务员需立即汇报业务经理,并在不超过3个工作日内给客户答复。如属价格调整,返回公司后应立即填写价格调整表告知相关部门,并在相关资料中作好记录。
四、业务员在销售产品和清收账款时,如出现账款不报或积压收款、退货不报或积压退货、转售不依规定或转售图利等恶劣行为者,一经发现一律予以开除,并限期赔偿公司损失,严重者移交司法部门处理。
**谨防人员离岗离职引发账款风险**
众所周知,经销商很大一部分呆账、坏账是由于相关的经办业务员离岗、离职造成的。为了杜绝这种情况的发生,盛元公司重点加强了对内部离岗、离职人员的交接管理。
据陈磊介绍,公司业务员申请调岗或离职时,必须对经手的应收账款进行交接。具体来说,对于调岗的业务员,必须先办理包括应收账款在内的工作交接,未交接完的,不得离岗,交接不清的,责任由交者负责,交接清楚后,责任由接替者负责;对于离职的业务员,应提前30日向公司提出申请,批准后办理交接手续,未办理交接手续而自行离开的,其薪资和离职补贴不予发放,由此给公司造成损失的,将依法追究法律责任。
在实际的应收账款交接过程中,主要涉及移交者、接交者、监交者三方。监交方由主管市场的副总担任,负责监督交接的全过程,并明确移交和接交业务员的责任:
一、业务员提出离职后,须在一个月内将经手的应收账款全部收回,或者获取客户付款的承诺担保,否则不予以办理离职。
二、离职业务员经手的坏账理赔事宜如已取得客户的书面确认,则不影响离职手续的办理,其追诉工作由接替人员接办,理赔不因经手业务员的离职而无效。
三、业务员移交时发现有贪污公款,短缺物品、现金、票据或其他凭证者,除限期赔偿外,情节重大时依法追诉民事、刑事责任。
四、业务员接交时,应与客户核对账单,遇到疑问或账目不清时,应立即向主管反映,未立即呈报或有意代为隐瞒者应与离职人员同负全部责任。
五、交接时涉及的全部账目报表需汇总、整理为《离职移交清单》,核对无误后由接交人负责接手清收,日后若发现账目不符时由接交人负责。《离职移交清单》至少一式三份,由移交人、接交人、监交人签字后,保存在移交人一份、接交人一份,公司档案存留一份。
六、在完成移交手续并经主管认可后,方可发放该移交人员最后任职月份的薪金,未经主管同意而自行发放薪金的,由出纳人员负责。
通过上述一系列的规定,盛元公司建立了完备的应收账款管理流程,在有效降低账款风险的同时,也成为盛元公司制度化建设的重要一环。陈磊表示,包括应收账款在内的很多问题,都需要通过制度化管理的方式解决,这将是经销商提升经营效率的必经之路。
文来源:快消工场
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